효율적인 업무수행을 위한 지혜
하루 일과에서 즉흥적으로 업무를 수행하다보면 기본적으로 해야할 업무에 대해서 소홀해 지기 쉽고 누락되는 경우가 발생하게 됩니다. 군 조직 생활에서 효율적인 업무수행을 하기 위한 몇 가지 사안을 정리해 보면
♧ 목표 설정
- 자신의 직책에 부여된 ‘명시된 업무’와 ‘추정된 업무’를 도출하여 구체적으로 ‘무엇을, 어떻게, 언제까지, 왜’해야 되는가를 분석하여 매일 볼 수 있는 곳에 두고 수시로 확인해야 합니다.
- 수행계획을 수립 시에는 과거 사례에서 교훈을 찾아 보완하고, 제반 상황변화에 신축적으로 대처할 수 있는 계획이어야 합니다.
- 필요시 ‘Check of List'를 만들어 활용하는 방법 등 자신에게 적합한 다양한 도구 활용이 필요합니다.
♧ 의식의 변화
- 자동차가 주행을 하기 위해서는 수많은 부품들이 자기자리에서 기능을 발휘해야 하듯이, 조직이 원활하게 가동되기 위해서는 각 개인이 자기자리에서 상호 협조된 상태에서 맡은 바 임무를 최고도로 발휘 할 때 가능합니다.
- 무엇보다도 업무를 주관하고 시행하는 사람은 ‘책임감, 충성심, 긍정적 사고, 공동체정신, 창의적사고’에 대한 의식의 변화를 가져야 합니다.
- 상급자가 자신의 지식과 경험에만 의존하여 업무수행을 하기 보다는 가능하면 소속된 사람들의 아이디어와 경험을 토대로 준비하고 시행할 때 더욱 효율적입니다.
♧ 행동의 변화
- 상급자는 자신의 언행에 책임을 질 줄 알고 부하에게 모범이 되어야 하며, 공·사를 구분하여 엄격함과 부드러움으로 대해야 합니다.
- 상대를 내가 원하는 방향으로 임무수행을 하도록 하기 위해서는 부단한 관심과 정을 주어야 합니다. 계급으로 지휘하는 방법은 1차원적이고 단기적이지만, 믿음과 인품,전문지식 으로 지휘하게 되면 부하가 자발적으로 업무를 수행하게 되어 3차원적이고 장기적인 효율성을 가져 옵니다.
- 상대를 변화시키는 방법 중 내가 먼저 앞장서는 ‘솔선수범’은 만고의 진리이자 가장 모범적인 행동규범입니다.
♧ 태도의 변화
- 인간관계에서 중요한 상대에게 믿음을 줄 수 있는 방법은 하급자라 할지라도 ‘예의범절’을 지켜야 하며, 먼저 말을 하기보다는 ‘경청하는 자세’, 상대방 말의 의미를 파악하여 ‘공감하는 표현’을 해야 합니다.
- 상대에게 나의 마음을 전할 때 동료의식이 형성 됩니다. 그것은 ‘상대의 관심분야에 반응을 보이고, 상대의 노력에 화답하며, 감사의 마음을 전하는 것’등입니다,
- 자신의 생각과 느낌, 감정을 상황에 맞게 예의바르게 전달하는 태도는 캄캄한 밤에 보름달과 같이 나를 비춰주는 빛입니다. 대화 시 표현 기법을 내 생각 위주에서 탈피하여 상대의 입장과 마음을 헤아리는 표현법으로 전달된다면 모두가 나를 좋아하고 따를 것입니다.
♧ 효율적인 업무 수행
- 군 조직에서는 구성원이 자발적이고 시스템적으로 협조 된 상태에서 조직의 목표를 지향하도록 하는데 있습니다. 반복되는 업무를 수행하면서 비효율적인 부분이 무엇인지 찾아내 ‘시간과 자원, 인력 운영의 낭비’가 없도록 해야합니다. 모든 조직원이 지휘관의 부대지휘 철학과 업무지침을 명확히 숙지하고 목표에 집중할 수 있도록 끊임없이 변화하려는 자세가 중요합니다.
- 결론적으로 나에게 부여된 업무를 100% 완수하고 부대 발전을 가져오기 위한 기본틀은 “나에게도 좋고, 동료에게도 좋으며, 부대에도 좋은 방향”으로 조준선을 정렬하여 열정을 쏟고 변화를 추구하는 길이 바로 군생활에서 효율적인 업무수행을 위한 참다운 지혜입니다.
* 해병 청룡부대 간부에게 전하는 '지혜의 메시지' 중 *
- 최 상 용, 청룡부대 장병기본권 전문상담관
새미래 뉴스 대표, 지혜교육 컨설턴트 -
* 국정홍보처 발행 "Korea Plus" 기사
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그리운 청산도-봄이 깨어나는 포구
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청보리밭과 유채가 장관을 이루고 있는 전남 완도군 청산도가 문화관광부 선정 '가고 싶은 섬'으로 선정됐다.사진은 헬기에서 본 섬 전경.(사진=완도군청 제공), 뉴시스. |
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